La AEPD presenta una guía para facilitar a las Administraciones Locales su adaptación al Reglamento.
Los entes locales recogen y tratan datos de los ciudadanos en el ejercicio de sus funciones, por lo que también deben adaptarse al nuevo Reglamento General de Protección de Datos, que se aplica el 25 de mayo de este año.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha presentado hoy la Guía ‘Protección de datos y Administración Local’ para facilitar la adecuación al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de los tratamientos de datos que realizan las entidades locales. La presentación ha tenido lugar en un acto celebrado con representantes de la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) y del Consejo General de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administración Local (COSITAL), y que ha contado con la presencia de representantes de ayuntamientos y diputaciones provinciales.
La Administración Local recoge y trata datos personales de los ciudadanos para poder prestar los servicios públicos que tienen que ver con sus competencias y realizar las funciones que tienen encomendadas. El padrón municipal de habitantes, las subvenciones y ayudas, la gestión de tributos, las bolsas de trabajo o el registro de documentos son sólo algunos ejemplos y, en la medida en que estas entidades efectúan tratamientos de datos, están obligadas a adaptarse al Reglamento General de Protección de Datos, que se aplica el 25 de mayo de este año.
La guía incluye una primera parte dedicada a conceptos básicos, en la que delimita que los responsables del tratamiento de datos en el ámbito local son los municipios y las diputaciones locales. Éstas últimas cumplen una doble vertiente, como responsables de sus respectivos tratamientos, y como encargados de tratamiento en aquellos casos en que presten servicios a los municipios y esa prestación implique un tratamiento de datos.
Bajo el epígrafe de ‘Adecuación al RGPD de los tratamientos de datos de la Administración Local’ la guía incluye una hoja de ruta que recoge los elementos que las entidades locales deben tener presente con el nuevo contexto normativo, entre los que destaca el cambio de mentalidad que supone el principio de responsabilidad proactiva, los supuestos de legitimación del tratamiento de datos, las Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (EIPD), la privacidad desde el diseño y por defecto o el Delegado de Protección de Datos (DPD). Asimismo, se incluye un apartado específico sobre las ‘smart cities’, por la posibilidad que la tecnología ofrece a los responsables de los municipios de obtener información sobre los ciudadanos en tiempo real.
La tercera parte de la guía contiene un catálogo de consultas frecuentes que ha sido elaborado tomando como referencia los informes realizados por el Gabinete Jurídico de la AEPD en respuesta a las cuestiones planteadas por los responsables de la Administración Local en los últimos años. Entre ellas se encuentran, por ejemplo, aquellas relacionadas con la posibilidad de ceder datos del padrón municipal para fomentar la participación ciudadana, la grabación de sesiones de los plenos municipales y posterior publicación en redes sociales o la relación entre protección de datos y transparencia administrativa. Todas las respuestas tienen en cuenta la inminente aplicación del RGPD.
Con esta guía, que incluye cuadros-resumen con numerosos ejemplos prácticos, la AEPD añade un nuevo recurso con el que refuerza el repositorio de guías y materiales al que pueden recurrir las entidades públicas para completar su adaptación al nuevo Reglamento, como la infografía con información simplificada para la adaptación de las Administraciones al nuevo Reglamento, el impacto del RGPD sobre la actividad de las AAPP, de las Administraciones Locales o el documento sobre el Delegado de Protección de Datos.
Estos recursos se complementan con INFORMA_RGPD, el canal de reciente creación para dar respuesta a las cuestiones que puedan plantear responsables, encargados y delegados de protección de datos; la celebración de jornadas de formación conjuntas con la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) y el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), así como sesiones informativas realizadas por la AEPD en centros o institutos de formación autonómicos de las Comunidades Autónomas para explicar el alcance de los cambios normativos.
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